Avagy hogyan menedzseljük e-mailjeinket.

Törlés: Az egyik legfontosabb pont. Tudni kell eldönteni egy levélről, hogy azt érdemes-e eltárolni-e vagy sem. Nyilvánvaló, hogy a fórummotorok és a különböző notifierek generált emailjeit töröljük, hiszen hasznosság, funkciójuk gyakorlatilag nincs. Azonban az üzleti és magánjellegű levelezésnél már más a szituáció. Azonban itt is érdemes szortírozni. Amikor kivégeztünk egy levelet (megválaszoltuk vagy továbbforwardoltuk a megfelelő személynek), gondoljuk végig: szükség lehet-e erre a levélre mondjuk sokév múlva? Szükség lesz-e ennek a levélnek az előkerítésére? Igen? Archiválásra fel! Nem? Kukába vele. Ilyen egyszerű.

Archiválás, kategorizálás: És ahány ember, annyi féle válogatási rendszer. Van aki az örök inboxba gyűjti a leveleit 98 óta, mert neki így kényelmes: egy folder, mindenlevél, nincs para. Van aki masszívan szétbont mindent: ügyfelek cégnév szerint csoportosítva, ismerősök név szerint, jelszavas folder, szerződéses folder ésatöbbi. Aztán van a dátumozós, aki havonta folderezget. Rengeteg megközelítés létezik, mindegyik lehet hatékony. Én eleinte a nagyon szétbontós rendszer elvét követtem, külön ügyfelek folder, projekt szerinti bontásban, ugyanígy a kontaktoknál, külön foldereket hoztam létre az accountoknak, szűrőkkel bénáztam, hogy ha ilyenésilyen, akkor idekerül, ha olyan, akkor oda. Nagy monstrum, kismillió szabály és folder és az igazat megvallva baromira nem volt hatékony. Viszont az utóbbi időben azt hiszem sikerült kikristályosítani a módszert: van egy done és egy important folder. Amint reagálok egy e-mailre, azt áthúzom a done könyvtárba. Ha fontos információt tartalmaz (amazonos rendelés adatai, jelszó stb.) akkor megy az importantba. Így az inboxban folyamatosan nyomon tudom követni a feldolgozandó és válaszra váró emaileket. Sweet. IMAP-pel pedig kifejezetten addikttá tesz.

Legközelebb pedig a helyes e-mail attítűdről mesélek nektek.

Popularity: 1% [?]